報連相のコツ：下

あべまりあ

3年前

コツ５．「とりあえず」ではなく「まず」と言ってみる
コツ６．エレベーターブリーフィングを実践する
コツ７．コンプリーテッドスタッフワークを追究する
コツ８．早めのチェックを受ける
コツ９．メモは行動につながるキーワードのみにする

コツ５．「とりあえず」ではなく「まず」と言ってみる

言葉づかいひとつで印象はガラリと変わります
ホウレンソウをする中で、「じゃあ、とりあえず、この資料作っときます」と言ってしまうことはありませんか？

これを上司が聞けば、「この仕事は、『とりあえず』のやっつけ仕事？」と感じることでしょう
「とりあえず」と言いたいところを「まず」と言い換えられるようになると、「次に」という言葉も意識することができるようになるので、常に仕事のステップを意識することができるはずです

他にも、「取り急ぎ」や「適当に」など、普段何気なく発している言葉にもつかい方に気をつけなければならないものは多くあります
ホウレンソウの中の言葉を、あなたも一度見直してみませんか？

コツ６．エレベーターブリーフィングを実践する

エレベーターホールで上司をつかまえて、降りるまでの１～3分間で承認を得たり、責任がともなう判断を仰いだりするエレベーターブリーフィング
相手は「ウン」「ウン」と頷くだけでいい状況にするのが理想です
3分間の具体的な基本構成はこんな感じ

・主旨を伝える
・選択肢を伝える
・判断のポイントを伝える
・結論を伝える
・確認とアクションの確認をする

必要なときに必要なことをしっかり押さえ、要点を押さえたホウレンソウを心がけましょう

コツ７．コンプリーテッドスタッフワークを追究する

忙しい上司に負担をかけず、しかも仕事を最速で進められるホウレンソウの方法があります
コンプリーテッドスタッフワーク（完成された仕事という意味）です

具体的には、「これ、どうしましょう？」という質問の前にちょっと考えて
「こうしたいと思います。理由はA、B、Cです。リスクはありますが回避できます。よろしいでしょうか？」とか「選択肢はA、B、Cですが、〇〇という理由でＡがいいと思います」とホウレンソウする･･･という感じです

こうしたちょっとしたコツを身につけられると、ホウレンソウの腕が上がると共に、自分の仕事も最速かつ、効率的に片づきます
こうした小さな積み重ねが、上司からのあなたの評価につながりますよ！

コツ８．早めのチェックを受ける

上司やクライアントによる急な方向転換や、自分で気づかない大きなミスをしてしまう前に、ホウレンソウを早めにすることが大切です
具体的には自分からチェックポイントを設け、上司やクライアントとコンタクトを取り、常に認識を一つにしておくとよいでしょう

例えばあるプロジェクトの計画書を作ってほしいと頼まれたら、計画書の目次レベルができた段階で「このような流れで大丈夫ですか？」「スケジュールは『今後検討』でよろしいですか？」などと相談しておきます

問題が進行してしまってからホウレンソウをするのでは、深刻度が増し、手遅れになってしまいます
仕事がデキる人というのは、早め早めに動く人なのです

コツ９．メモは行動につながるキーワードのみにする

メモについて、ここでは特に、目標達成のためのものという視点で考えてみましょう
学生の勉強や新入社員研修の世界では、新しい知識や情報を記憶にとどめるためにメモを取るのが、大変重要かつ有効です
しまし、仕事を進める上では、あまり知識や情報の記憶に価値はありません
相手の名前や肩書を知るには名刺があるし、会議では議事録があります
資料はデータファイルや配布物の形で手元に残っています

仕事の情報はすべての行動につなげるものであるべきです
記念に書き残しておくものでもないし、万が一のための記録でもありません
したがって、目標達成のためのメモは、次の行動につながるもののみで良いのです